Cómo configurar el Orquestador de Open Enrollment de CRMDAY One: un playbook paso a paso para 2027

La mayoría de las agencias se prepara para el Open Enrollment preparando listas. El Orquestador de Open Enrollment de CRMDAY One pide otra cosa: una campaña. La cartera se activa por lotes, cada hogar pasa por etapas visibles y cada tarjeta tiene responsable, estado y próxima acción. Cuando esa estructura está lista antes del 1 de noviembre, la temporada se vuelve ejecución y no improvisación.

Este playbook describe la configuración en el orden que recomendamos. Supone que ya usas CRMDAY One, o que estás en una prueba y quieres ver cómo se ve una temporada preparada.

1. 6-8 semanas antes

   Limpiar la cartera y confirmar responsables

2. 4-6 semanas antes

   Diseñar lotes y secuencias

3. 2-4 semanas antes

   Preparar formularios, cotizaciones y capacidad del equipo

4. 1 nov 2026

   Activar los primeros lotes

5. 15 dic 2026

   Último día para inscribirse con cobertura desde el 1 de enero

6. 15 ene 2027

   Cierre del Open Enrollment en HealthCare.gov

Paso 1 · Limpia la cartera antes de orquestarla

Un orquestador amplifica los datos que recibe. Si hay hogares duplicados o faltan pólizas, la campaña contactará a las personas equivocadas, dos veces. Antes de tocar el orquestador:

• Actualiza los datos de inscripción. Si inscribes por HealthSherpa, carga el archivo más reciente, revisa la vista previa y confirma. Clientes, pólizas y miembros del hogar se crean o actualizan, las correcciones manuales se conservan y los registros ambiguos van a una cola de revisión.
• Vacía la cola de revisión. Cada registro sin resolver es un hogar que puede quedar fuera o recibir un contacto equivocado.
• Confirma datos de contacto y canal preferido. Teléfono, correo y el canal por el que cada cliente realmente responde.
• Revisa el consentimiento. Asegúrate de que la documentación necesaria para comunicarte y para cualquier trabajo de solicitud esté en el registro del cliente.

¿Dudas sobre cómo deben entrar los datos de inscripción a CRMDAY One? Mira la integración con HealthSherpa →

Paso 2 · Haz explícitos a los responsables

Cada hogar que entra al orquestador necesita un responsable visible. En la mayoría de las agencias la responsabilidad es implícita: el productor que vendió la póliza. Eso se rompe cuando hay productores que se fueron, carteras heredadas u hogares con pólizas vendidas por dos personas. Resuélvelo antes de la temporada, no el 3 de noviembre.

Paso 3 · Diseña lotes, no una lista gigante

El orquestador activa la cartera por lotes. En el lote entra la estrategia. Un buen lote agrupa hogares que necesitan la misma conversación, para que la secuencia y la preparación del agente sirvan a todos. Para 2027, estos lotes son útiles:

Los lotes A, B y C son los que más cuestan si esperan. Empezarlos la primera semana le da al equipo tiempo antes del 15 de diciembre para los clientes que necesitan comparar, reunir documentos o decidir.

¿Necesitas el contexto regulatorio detrás de estos lotes? Lee: fechas y cambios del Open Enrollment 2027 →

Paso 4 · Crea secuencias multicanal

Cada lote recibe una secuencia de contactos que sigue el canal preferido del cliente. Con Voz + SMS activado, llamadas y mensajes llegan a la misma línea de tiempo del cliente que los mensajes de WhatsApp e Instagram, así el responsable ve cada respuesta en contexto. Una secuencia para el Lote B puede verse así:

1. 01Día 0. Mensaje por el canal preferido: las primas cambian, revisaremos opciones contigo, confirma tu ingreso y tu hogar.
2. 02Día 2. Recordatorio con la solicitud de confirmación si no hubo respuesta.
3. 03Día 4. Intento de llamada del responsable, con una tarea creada automáticamente.
4. 04Día 7. Mensaje final ofreciendo un horario; luego la tarjeta se marca para revisión del gerente.

Mantén los mensajes cortos y específicos. Los clientes responden mucho mejor a una petición clara (confirma tu ingreso) que a un aviso general (llegó el Open Enrollment).

Paso 5 · Prepara formularios y cotización antes del pico

Dos cosas frenan las renovaciones más que cualquier otra: documentos y cotizaciones. Prepara ambas con anticipación.

• Formularios. Revisa las plantillas de consentimiento y Self-Employment en la biblioteca de formularios firmados. Los formularios prellenados enviados con enlaces de un solo uso se firman más rápido y el PDF firmado con su registro de auditoría queda en la ficha.
• Cotizaciones. Practica el espacio de cotización Healthcare.gov con el equipo en algunos clientes de ejemplo. Abrir la cotización desde el perfil y devolver el plan elegido al flujo de la póliza debe ser automático para noviembre.
• Excepciones. Acuerden qué cuenta como excepción (un hogar con una solicitud de verificación abierta, por ejemplo) y quién la atiende.

Mira por qué cotizar dentro del registro del cliente importa más esta temporada. Lee: cotización ACA integrada en el flujo del CRM →

Paso 6 · Planifica la capacidad del equipo

Una campaña es tan rápida como las personas que la trabajan. Antes de activar, estima cuántas tarjetas llevará cada responsable por lote y compáralo con las horas disponibles en noviembre y principios de diciembre. Si las cuentas no cierran, hay tres opciones: escalonar el inicio de los lotes, pasar las renovaciones estables (Lote D) a agentes de servicio o usar Aria para recoger confirmaciones y responder preguntas rutinarias, con traspaso humano siempre que haga falta juicio.

Paso 7 · Conduce la temporada desde el Kanban

Con los lotes activos, el Kanban se vuelve la imagen compartida del equipo. Cada hogar pasa por las mismas cinco etapas:

Los gerentes deben revisar el tablero a diario las dos primeras semanas y al menos dos veces por semana después, enfocándose en las tarjetas que no se movieron. Los dashboards muestran pendientes por responsable, lo que convierte el rebalanceo en una decisión rápida y no en una reunión.

Paso 8 · Cierra el ciclo en enero

Cuando la ventana cierra el 15 de enero, el orquestador produjo algo que la mayoría de las agencias nunca tiene: el registro de cada hogar, qué se confirmó, qué se cotizó, quién actuó y cuándo. Úsalo. Mira qué lotes renovaron más rápido, qué secuencias obtuvieron respuesta y dónde se atascaron las tarjetas. Esa revisión es el primer borrador de la configuración del próximo año.