Como dimensionar o CRMDAY One para sua operação: usuários, add-ons e uma implantação sensata

Comprar uma plataforma operacional não é como comprar uma ferramenta isolada. Você está decidindo quantas pessoas vão trabalhar nela, quais capacidades a operação precisa agora e quais devem chegar depois. Erre para um lado e você paga por módulos que ninguém usa. Erre para o outro e o time contorna lacunas por meses.

Este guia mostra como o CRMDAY One é estruturado, como contar usuários, quais add-ons fazem sentido para cada tipo de agência e como escalonar a implantação. Os preços atualizados estão sempre na seção de preços da página do CRMDAY One; aqui o foco são as decisões.

Passo 1 · Entenda o que a base já cobre

Todo usuário licenciado recebe o CRM operacional. Antes de olhar os add-ons, confira quanto da sua pilha atual a base substitui:

Um exercício rápido: liste cada ferramenta que a agência paga hoje e marque as que a coluna da base substitui. Essa lista é o verdadeiro ponto de partida da conversa de orçamento.

Passo 2 · Conte os usuários licenciados corretamente

O CRMDAY One é cobrado por usuário licenciado por mês, a partir de $69, com faixas progressivas: conforme o time cresce, o preço por usuário diminui, e o preço da faixa selecionada vale para todos os usuários licenciados, não só para os que passam de um limite.

Um usuário licenciado é alguém que faz login e opera o CRM. Para contar, liste funções, não nomes:

• Produtores que são donos de leads, cotações e clientes.
• Atendentes que trabalham a caixa de entrada, os casos e os documentos.
• Gestores e donos que distribuem trabalho e leem dashboards.
• Back-office e financeiro, se conciliam comissões ou mantêm registros na plataforma.

Equipe sazonal é a dúvida de dimensionamento mais comum em agências ACA. Se agentes temporários vão trabalhar renovações no Open Enrollment, inclua-os na contagem dos meses em que operam e pergunte ao nosso time como assentos sazonais se encaixam na sua assinatura antes de a temporada começar.

Passo 3 · Não confunda Network Members com usuários licenciados

Agências que trabalham com agentes downstream costumam superestimar assentos. No CRMDAY One são duas coisas diferentes, cobradas de forma independente:

Um agente pode ser os dois: um agente downstream que também opera no seu CRM conta como Network Member e como usuário licenciado. A maioria dos agentes downstream de uma rede só precisa existir na hierarquia.

Opera uma rede com downlines e overrides? Veja o CRMDAY One para redes de agências →

Passo 4 · Combine os add-ons com seu perfil de operação

Quatro capacidades são configuradas no cadastro de acordo com a operação. No momento desta publicação, estes são os preços divulgados:

Veja como eles se combinam em perfis típicos. Trate como ponto de partida, não como regra.

Passo 5 · Faseie a implantação

Comprar tudo de uma vez raramente é a melhor implantação. A sequência que funciona para a maioria das agências segue valor e risco:

1. Semanas 1-2

   Teste com casos reais (anonimizados), depois importação de clientes, households e apólices

2. Semanas 3-4

   Funil, tarefas e formulários assinados no uso diário de produtores e atendimento

3. Mês 2

   Canais na linha do tempo com Voz + SMS; dashboards para gestores

4. Mês 3

   Aria para leads fora do horário e atendimento de rotina, com transferência humana

5. Quando precisar

   Agency Network e Gestão de Comissões quando hierarquia e pagamentos exigirem

Para agências ACA, o calendário importa mais do que a sequência. O objetivo é ter a carteira importada e o orquestrador de Open Enrollment configurado antes de 1º de novembro. Novas capacidades introduzidas durante a temporada disputam a atenção do time com os clientes.

Quer um plano semana a semana para o primeiro mês? Leia: seus primeiros 30 dias com o CRMDAY One →

Passo 6 · Monte o business case com seus números

Uma comparação justa coloca três colunas lado a lado: o que você paga hoje pelas ferramentas que a base substitui, quanto custa a configuração do CRMDAY One e o valor do tempo e da retenção que você espera recuperar. A última coluna é a que a maioria das agências pula, e costuma ser a maior.

• Horas por semana gastas redigitando dados entre ferramentas, multiplicadas pelo custo por hora com encargos.
• Renovações contatadas tarde ou não contatadas na última temporada, e a comissão anual média delas.
• Leads que chegaram fora do horário e esperaram até o dia seguinte.
• Dias por mês gastos conciliando comissões à mão.

Precisa de uma estrutura para apresentar os números a sócios ou à liderança? Leia: como montar o business case de um CRM de seguros →

Erros comuns de dimensionamento

1. 01Contar cada agente downstream como assento. A maioria só precisa existir na hierarquia.
2. 02Comprar IA antes de os dados estarem limpos. A Aria funciona melhor quando clientes, households e apólices já estão corretos.
3. 03Pular a comunicação. Se ligações e mensagens ficam em celulares pessoais, a linha do tempo fica incompleta.
4. 04Começar em novembro. Importe e configure antes da temporada, não durante.
5. 05Ignorar o teste. Cinco dias com casos reais respondem mais perguntas do que qualquer planilha de dimensionamento.